يُعد إنشاء هيكل مناسب لفرق الإدارة خطوة أساسية لضمان تنفيذ الاستراتيجيات المؤسسية بنجاح. بدون شبكة قوية وفعالة من فرق الإدارة تتناسب مع حجم المؤسسة وتعقيدها وأهدافها الاستراتيجية، لن يكون من الممكن تحقيق الأهداف التشغيلية والاستراتيجية. فرق الإدارة الفعالة هي القوة الدافعة وراء تحقيق الأهداف، ولذلك يجب أن تكون هذه الشبكة قوية وديناميكية ومركزة على تحقيق نتائج ملموسة، وهو ما يتطلب التزام القادة بتطويرها وتحسينها بشكل مستمر.

هناك خيارين لاداة الفرق يتطلب كل منهما العمل بطريقة علمية سليمة . الاولى هي :

إنشاء هيكل تنظيمي مناسب يتطلب إنشاء هيكل تنظيمي فعال مراعاة التوجه الاستراتيجي والأهداف العامة للمؤسسة، والثقافة التنظيمية المرجوة، وتحديد المجالات الرئيسية للأنشطة، واختيار الهيكل التنظيمي المناسب. يُعتبر هذا الخطوة الأولى الأساسية، حيث يجب على القادة تحديد هيكل تنظيمي يدعم التوجه الاستراتيجي ويعزز الثقافة التي يسعون لإنشائها. بعد ذلك، يتم تشكيل شبكة فرق الإدارة بما يتناسب مع هذا الهيكل، مما يساهم في تحقيق الأهداف المؤسسية.

تحديد هيكل فرق الإدارة يتم ذلك من خلال تخطيط شبكة فرق الإدارة لتلبية المتطلبات المحددة سابقًا، وتحديد هيكل كل فريق وأهدافه وأدواره ومسؤولياته، بالإضافة إلى تحديد حجم الفريق وموقعه واحتياجاته من الموارد. كذلك، يتم تحديد مواصفات القادة وأعضاء الفرق لضمان توافقها مع المتطلبات الجديدة. يساعد هذا التخطيط في إنشاء نموذج واضح يتم تطبيقه عند تنفيذ الهيكل الجديد، ويجب أن يتم التركيز على احتياجات العمل عند تحديد معايير الفرق بدلًا من فرض قيود مسبقة.

تقييم الفرق القائمة الخيار الأول: يتم تقييم الفرق الحالية من خلال تحديد الفرق الإدارية الحالية، وتحليل أهدافها، وتقييم أدائها وأداء قادتها، ومقارنة هذه الفرق بالمتطلبات الجديدة. في معظم المؤسسات، يكون هذا الإجراء ضروريًا بسبب القوانين أو الاعتبارات الأخلاقية، لكنه غالبًا ما يكشف عن فجوات كبيرة تحتاج إلى معالجة.

اما الطريقة الثانية :هي  إزالة الفرق القديمة بالكامل. يُعتبر هذا النهج الأكثر فعالية لأنه يسمح بإعادة هيكلة المؤسسة بما يتماشى مع التوجه الاستراتيجي الجديد، دون قيود الفرق غير المناسبة.

تنفيذ شبكة فرق الإدارة الجديدة تشمل هذه المرحلة توفير المعلومات حول التغييرات لجميع المعنيين، واختيار القادة وأعضاء الفرق، وتحديد مواقع الفرق، وتقديم التدريب المناسب حول الأدوار والمسؤوليات الجديدة، وتوفير الموارد الضرورية لكل فريق، وإطلاق الشبكة الجديدة. نظرًا لأهمية هذه المرحلة، يجب إدارتها كمشروع رئيسي تحت إشراف مدير تنفيذي مسؤول عن التغيير، مع ضمان التواصل الفعّال مع جميع الأطراف المعنية داخل وخارج المؤسسة.

تنفيذ نظام لتقييم أداء فرق الإدارة يجب تصميم نظام صارم لتقييم أداء الفرق، ومراقبة أدائها، واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة. العديد من المؤسسات لديها نظام تقييم للموظفين، لكنه غالبًا ما يقتصر على الموظفين التشغيليين والمديرين الصغار، بينما ينبغي أن يشمل التقييم أيضًا المديرين المتوسطين وكبار المديرين بسبب تأثيرهم المباشر على المؤسسة. كما يجب تطبيق هذا النهج على فرق الإدارة ككل لضمان فعالية قراراتها الجماعية. ينبغي أن يكون القادة على دراية دائمة بمستويات أداء فرق الإدارة، واتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسينها باستمرار. في المراحل الأولى، يُركز التقييم على فهم الأهداف وتحديد الاحتياجات التدريبية، ثم ينتقل لاحقًا إلى تقييم استمرارية الأداء وتحسينه بشكل مستمر.

مراجعة وتحديث الشبكة يجب إجراء مراجعات دورية لتقييم ملاءمة شبكة فرق الإدارة، ومقارنة مكوناتها بالأهداف الاستراتيجية المحدثة، وتقييم توافقها مع الهيكل والثقافة التنظيمية، وإجراء التعديلات اللازمة. ينبغي أن تكون هناك مراجعة رئيسية سنوية كجزء من عملية التخطيط الاستراتيجي، بالإضافة إلى مراجعات ربع سنوية لمراقبة أداء الفرق واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة.